Bra att veta inför konferensen - Regler och tips

Vad gäller för att konferensen ska ses som en konferens?

Svaret är egentligen väldigt enkelt, konferensen ska vara en konferens och syftet med konferensresan har en direkt anknytning till företagets verksamhet. Självklart ska konferensresan inte enbart spenderas inom konferenslokalens väggar. Rekreerande inslag som stämningshöjande och teambyggande moment ska kunna vara en naturlig del av konferensresan. En viktig omständighet för den skattemässiga bedömningen är den tidsmässiga fördelningen mellan studier, konferens och andra aktiviteter under resan.

Det är viktigt att vara medveten om vilka regler som gäller och att planera programmet därefter så att konferensresan anses som en avdragsgill kostnad för företaget. Vi har därför samlat några tips om vad du som planerar en konferensresa bör tänka på redan i planeringsskedet.

Tänk på att programmet för konferensresan utformas som en naturlig del av den dagliga verksamheten. Programmet kan innehålla föreläsningar, grupparbeten, studiebesök, teambuilding, planering, utbildning osv. Se det som att det dagliga arbetet äger rum i en miljö som bidrar till större kreativitet, teamkänsla, nytänkande och konstruktiv utveckling.

Om konferensen uppfyller följande villkor är den normalt en skattefri förmån:

  • 6 timmar per dag eller 30 timmar per vecka består av dokumenterat effektiv konferenstid
  • Det som avhandlas under konferensen har en direkt anknytning till företagets verksamhet och resultatet är av betydelse för verksamhetens bedrivande.
  • Inslag av nöje och rekreation är begränsat

Tänk även på att:

  • Program och måltider är gemensamma
  • Konferensresans program är dokumenterat i ett detaljerat schema där det framgår hur varje enskild konferensdag ser ut och vilka föreläsningar, grupparbeten, studiebesök och annat som är inplanerat
  • Spara program, deltagarlistor och dokumentation
  • Makes/makas, sambos eller barns deltagande i anhörigs konferensresa redovisas separat och omkostnaderna förmånsbeskattas normalt.
  • Bokföringsmässigt hanteras konferenser för egna medarbetare som personalkostnader och bokförs exempelvis som utbildning.
  • Välj konferensanläggning i linje med organisationens mål och värderingar.
  • Undvik resa under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats då konferensen då riskerar att förmånsbeskattas. Avgörande är dock förhållandet mellan nöje och rekreation mot aktiv konferenstid.

Är man osäker så rekommenderas att man kontaktar sin revisor eller Skatteverket för mer information om regelverk och rekommendationer. Mer information om beskattning av studie- och konferensresor finns även att hämta direkt hos Skatteverket här >>  

Källor: www.skatteverket.sewww.kick-off.se

Praktiska tips när du bokar din konferensresa till Alperna:

  • Kom ihåg flyg- och transfermat. En pigg och glad grupp är en effektiv grupp.
  • Förbeställ arrangemang, måltider, liftkort, inträden för att underlätta och effektivisera på plats.  
  • Ta fram några alternativ på aktiviteter som passar alla
  • Skidfrakt är oftast dyrt direkt genom flygbolagen. Förboka istället skidhyra och testa den senaste och bästa utrustningen direkt på plats.
  • Anpassa konferenslokaler efter behov och gruppens storlek, ha god förbehållning med den tekniska utrustningen
  • Förboka roliga och minnesvärda aktiviteter som för gruppen närmare.
  • Gå igenom programmet noggrant tillsammans med din konferensproducent för att säkerställa att tidtabeller och program passar. 

Låt oss hjälpa er att skräddarsy er resa!

Gör en offertförfrågan